Podstawowym błędem w komunikacji jest wierzyć, że ona następuje sama przez się.
George Bernard Shaw

 

Istotą komunikowania planowanej zmiany jest łagodzenie oporu i ułatwienie procesu akceptacji zmiany przez jej interesariuszy. Zła komunikacja lub jej brak pogarsza sytuację i sprawia, że poszczególne fazy zmian są zbyt długie, a efekty zmiany nie są takie, jakich oczekiwaliśmy. W skrajnych przypadkach do zmiany w ogóle nie dochodzi. 

Dlaczego tak się dzieje? Niedoinformowany pracownik tworzy własny scenariusz zmian. Zazwyczaj jest to scenariusz mało optymistyczny, który powstaje na podstawie plotek, strzępów zasłyszanych w kuluarach rozmów, a przede wszystkim w oparciu o wybujałą fantazję ludzkich umysłów. Pojawiają się natychmiast pytania typu: Czy i jak zmienią się moje: stanowisko pracy, obowiązki, wynagrodzenie, cele? Czy będą zwolnienia? Czy i jak bardzo będę musiał się angażować? I co mogę zrobić, by tego uniknąć?. Brak konkretnej odpowiedzi na tego typu pytania rodzi wątpliwości i niepokój. Własne, nie zawsze pozytywne wyobrażenia na temat zmiany utrudniają koncentrację pracowników na wykonywaniu przez nich ich codziennych obowiązków. Mogą również powodować konkretne niechciane przez nas zachowania, jak np.: nieuzasadnione rozpoczęcie poszukiwania nowej pracy (pracownik przygotowuje CV, przeszukuje serwisy internetowe z ogłoszeniami, bierze lewe zwolnienia, aby pójść na rozmowę kwalifikacyjną w sprawie nowej pracy, czy kopiuje istotne informacje lub przekierowuje maile ze skrzynki służbowej na prywatną).

Czasem brak przepływu informacji jest podyktowany brakiem świadomości decydentów istotnej roli, jaką odgrywa komunikacja w każdej organizacji. Jednak często zwyczaj nieinformowania pracowników o zmianie jest świadomym zaniechaniem, które tłumaczone jest w różny sposób: To dla ich dobra – po co mają się niepotrzebnie stresować. I tak nie zrozumieją – nie są w stanie pojąć, o co w tym wszystkim chodzi, szkoda czasu na tłumaczenie. Lepiej żeby o pewnych sprawach nie wiedzieli  – nie o wszystkim, co w firmie się dzieje muszą wiedzieć. Trudno się zatem dziwić, że niedoinformowani pracownicy mogą się czuć ignorowani i lekceważeni, czy nawet manipulowani. Dlatego też, niezależnie od sytuacji, komunikacja jest podstawą każdego udanego procesu wdrożenia zmiany.

Komunikacja pomaga zarówno minimalizować opór wobec zmiany oraz jest głównym elementem budowania zaufania i zaangażowania pracowników w zmianę. Pod jednym warunkiem, że jest to komunikacja bez przemocy. O komunikacji bez przemocy pisałam we wpisie: Czego szakal może nauczyć się od żyrafy

Zastąpienie wielu nieprecyzyjnych plotek dokładną informacją o istocie, wizji, korzyściach i potrzebach zmiany oraz  procesie jej wdrażania jest jedynym sposobem zminimalizowania negatywnych emocji, które i tak się pojawią się, kiedy ludzie dowiedzą się o planowanej zmianie. Uczciwe i klarowne przedstawianie sytuacji powoduje, że zaufanie do kierownictwa wzrasta. Brak informacji jest jednoznaczny z utratą tego zaufania.

Podsumowując celem działań komunikacyjnych jest:

• przedstawienie problemu leżącego u podstawy zmiany
• przedstawienie wizji sytuacji po zmianie
• budowanie poczucia pilności zmiany
• pokazanie, jakie korzyści ze zmiany odniesie organizacja oraz interesariusze zmiany
• zapewnienie, że o postępach w realizacji zmian będą informowani na bieżąco wszyscy interesariusze zmiany.

A to wszystko ma prowadzić do redukcji oporu wobec zmiany.

 

W następnym wpisie o strategii uczestnictwa i zaangażowania

 

Praktyczne informacje na temat, jak przygotować i wdrażać zmianę znajdziesz w mojej książce Praktyczne zarządzanie zmianą w firmie, czyli nie taki diabeł straszny.

Więcej o komunikacji możesz przeczytać  w mojej książce Komunikacja bez barier. Jak rozumieć i być rozumianym 

Zapraszam również na warsztaty, w tym szkolenia indywidualne oraz sesje coachingowe z zarządzania zmianą oraz z innych obszarów. Wszystkie warsztaty również online!