Witajcie,

zdaję sobie sprawę, że tytuł dzisiejszego wpisu może wydać się komuś próbą przyciągnięcia Waszej uwagi. Perspektywa otrzymania gotowej recepty na różne nasze dolegliwości jest zazwyczaj bardzo obiecująca. Jeśli dotarliście do tego miejsca w tekście, to oznacza, że tytuł zadziałał ;). Jednak muszę się trochę wytłumaczyć. Jak wiecie, nie ma czegoś takiego, jak złota recepta na nasze problemy z zarządzaniem sobą w czasie. Nie ma i być nie może, ponieważ potencjalnych źródeł naszych problemów z czasem oraz różnych złodziei czasu jest bardzo dużo i są one zbyt różnorodne, aby „załatwić” je jednym sposobem. Jednak nie całkiem bezpodstawnie tytuł dzisiejszego wpisu miał Was zachęcić do jego przeczytania.

Poniżej znajdziecie przykłady najczęściej spotykanych złodziei czasu oraz propozycje ich minimalizacji. Propozycje te można nazwać receptami, a recepty z lekarstwami przepisuje się na konkretną chorobę.  Zatem najpierw zdiagnozuj, co Tobie doskwiera, a następnie zobacz, która z propozycji poradzenia sobie z określonym problemem najbardziej Tobie pasuje.

Propozycje minimalizacji wybranych „Złodziei czasu” (przyczyny zewnętrzne).

Wybrani „Złodzieje czasu” Przykładowe propozycje
Bałagan w miejscu pracy, zawalone biurko, bałagan w papierach i plikach §  sprzątnij biurko i szuflady

§  oddziel ważne dokumenty od śmieci (później rób to systematycznie)

§  odłóż ważne, ale niepotrzebne w danej chwili dokumenty na odpowiednią półkę (później rób to systematycznie)

§  miej miejsce na wszystko i trzymaj wszystko na swoim miejscu

§  wyczyść dysk komputera z niepotrzebnych programów i plików – utrudniają odnalezienie właściwych rzeczy i spowalniają działanie komputera (później rób to systematycznie)

§  zapisuj wszystko na dużych kartkach papieru, małe często giną, lub przestają być zauważalne

§  zachowuj swoje notatki w specjalnej teczce

§  używaj kalendarza i organizera

§  uporządkuj swoje biurko przed wyjściem z biura

Bariery
w komunikacji
§  naucz się słuchać aktywnie i empatycznie

§  stosuj komunikacje dwustronną

§  nie zakładaj, że wszyscy rozumieją w taki sposób, jak ty

§  zadawaj pytania, nie rób założeń

§  unikaj pytań zamkniętych

§  nie reaguj emocjonalnie

Buszowanie
w Internecie
§  skoncentruj się tylko na wyszukiwaniu potrzebnych w danej chwili informacji

§  jeśli znajdziesz, coś ciekawego, ale niepotrzebnego w danym momencie zapisz stronę lub dodaj do zakładek

§  wyznacz sobie czas każdego dnia na swobodne buszowanie po necie (np. od 20:00 do 21:00) i trzymaj się swoich ustaleń

§  korzystaj ze sprawdzonych, wiarygodnych stron

§  zamów śledzenie, selekcjonowanie i przesyłanie informacji od firmy specjalizującej się w tym

§  w ostateczności możesz blokować strony w przeglądarkach, tak aby, wyłączały się i blokowały dostęp do konkretnych stron, lub wszystkich np. po 10-15 minutach.  (Polecam aplikacja rescuetime.com. Umożliwia ona nie tylko blokadę stron, ale również pomiar czas spędzonego na danej stronie)

Współpracownicy gaduły (którzy lubią porozmawiać o problemach w pracy, czy swoim życiu prywatnym) §  naucz się mówić Nie, bądź asertywny, np. Teraz nie mam czasu na rozmowę. Chcę się zająć sprawą, która jest dla mnie ważna.

§  sygnalizuj gadułom na początku, jaki czas pozwalasz im zająć: Mam dla Ciebie 5 minut. Możemy pogadać do 17-tej

§  nie zachęcaj do rozmowy, np. unikaj kontaktu wzrokowego, zerkaj na zegarek

§  unikaj osób, o których wiesz, że lubią sobie pogadać.

Gaszenie pożarów §  jeśli jest taka możliwość przekaż rozwiązywanie problemu innym, nie jesteś niezastąpiony

§  nie angażuj się w każdy kryzys, szczególnie kiedy nie dotyczy Ciebie

§  znajdź adwokata diabła, który będzie „punktował” co może pójść źle w danym zadaniu, czy projekcie

§  przy poważnych zadaniach i projektach po pierwsze, opracuj dobry plan, a w planie uwzględnij ewentualne źródła kryzysów oraz działanie minimalizujące ich wpływ, po drugie – monitoruj realizację planu na bieżąco

§  po rozwiązaniu danego kryzysu przeanalizuj całe zdarzenie  i wyciągnij wnioski na przyszłość

Konflikty §  nie udawaj, że nie ma konfliktu, nie uciekaj, prędzej, czy szybciej nastąpi eskalacja i konflikt wybuchnie jeszcze gwałtowniej

§  staraj się rozpoznać i rozwiązywać konflikty w zarodku

§  zawsze rozpoznaj źródło konfliktu

§  staraj się rozwiązywać problemy w sposób pokojowy, asertywny, konstruktywny

§  naucz się zarządzać konfliktami

Nadmierna biurokracja;  zagłębianie się w biurokratyczne procedury §  skłoń szefa (w zgodzie z zasadami asertywności), aby przeanalizował z tobą zasadność podążania zgodnie z, Twoim zdaniem, niepotrzebnych procedur, czy tworzenia wszystkich, Twoim zdaniem, zbędnych dokumentów, raportów itp.

§  przemyśli i zaproponuj racjonalne rozwiązania i przedstaw szefowi (w zgodzie z zasadami asertywności) do zaopiniowania

Niedobór informacji §  rozpoznaj informacje których potrzebujesz, a następnie źródła z których możesz te informacje pozyskać

§  jeśli nie jesteś na liście obiegu inf. niezbędnych dla Ciebie poproś, aby cię do niej dołączono

§  ustal system informowania, raportowania itp. między  swoimi współpracownikami i pracownikami

Niezapowiedziani goście (niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i natrętni współpracownicy) §  zarezerwuj sobie czas w ciągu dnia tylko dla siebie

§  zarezerwuj swój najlepszy czas na ważne rzeczy

§  stwórz listę ludzi z płodziłem na tych: a) którzy mogą mieć do Ciebie nieograniczony dostęp, b) dla których znajdziesz czas na określonych zasadach, c)  których powinieneś unikać

§  pytaj o co chodzi i ustalaj termin ewentualnych spotkań (w zgodzie z zasadami asertywności)

§  do pracowników stosuj zasadę: Nie przychodźcie do mnie z problemami. Przyjdźcie wtedy, kiedy będziecie mieli propozycje ich rozwiązań

§  naucz ich, aby przesyłali jedno- lub dwuzdaniową notatkę

§  jeśli masz podwładnego to wykorzystaj go jako fire wall i poproś go, aby „dopuszczał” do Ciebie tylko osoby z „ważnymi” sprawami

§  jeśli masz taką możliwość wprowadź godziny przyjęć pracowników, lub tzw. cichą godzinę. Ustal stałe 2-3 godziny dziennie wolne od zakłócaczy  i poinformuj innych o tym. Wyłącz na ten czas telefony, nie przyjmuj gości nie sprawdzaj maili.

§  lub wywieś na klamce informację, np. z napisem: „Proszę nie przeszkadzać do 13.00 – pracuję nad projektem”

§  przeszkol pracowników z Zarządzania sobą w czasie

§  ustaw biurko tak, abyś nie miał kontaktu wzrokowego
z  przechodzącymi osobami

§  staraj się wyglądać ma pogrążonego w prawdziwej pracy

Brak celów

Zbyt ogólne i niejasne cele

§  poproś przełożonego o cele firmy i waszego działu

§  poproś szefa o sprecyzowanie twoich celów

§  określcie wspólnie z szefem priorytety i kryteria rozliczania celów

§  uściślij te cele, które już masz

§  sprawdź, czy są zgodne z zasadą SMART

Brak planowania

Nieodpowiednie planowanie

§  jw.

§  kiedy znasz terminy realizacji celów ułóż je w odpowiedniej chronologii

§  określ miejsce ich realizacji

§  podziel cele na mniejsze odcinki (zadania)

§  przypisz każdemu zadaniu zasoby i narzędzia jakich potrzebujesz do ich wykonania

§  oszacuj ewentualne koszty wykonania poszczególnych zadań oraz całego celu

§  wskaż osobę odpowiedzialną za realizację celu

§  zidentyfikuj wszystkie osoby, które mogłyby ci pomów w realizacji

§  stwórz system monitoringu i kontroli realizacji zadań / celów

§  stwórz system „antykryzysowy”

Za dużo celów naraz i brak priorytetów §  wybierz wspólnie z przełożonym najważniejsze, ale i możliwe do zrealizowanie cele

§  ustal wśród nich priorytety

§  zaplanuj realizacje priorytetowych celów

§  spróbuj określić, kiedy będziesz mógł realizować kolejne cele

Cele niemożliwe do zrealizowania §  zidentyfikuje cele, które Twoim zdaniem nie jesteś w stanie zrealizować

§  uzasadni dlaczego (brak czasu, brak narzędzi, brak informacji, brak umiejętności, nierealne z przyczyn obiektywnych, itd.), przygotuje argumenty na ewentualne spotkanie z szefem

§  deleguj jeśli problem wynika z braku czasu

§  zdobądź odpowiednie informacje

§  zdobądź niezbędne umiejętności (książki, szkolenia, studia, wiedza i oświadczenie innych pracowników) – jeśli potrzebujesz na to więcej czasu lub / i dodatkowych szkoleń czy studiów poinformuj o tym przełożonego

§  poproś szefa o zapewnienie Ci odpowiednich narzędzi

§  przeanalizuj z przełożonym wszystkie cele, które wydają ci się nierealne z powodów obiektywnych (czynniki zewnętrzne, np. małe zainteresowania klientów danym produktem), być może razem znajdziecie rozwiązanie, lub ustalicie inne, bardziej realne cele

Zbyt skomplikowane procedury §  skłoń szefa, aby przeanalizował z tobą procedur, których nie rozumiesz

§  jeśli nadal wydają ci się zbyt skomplikowane zaproponuj (w zgodzie z zasadami asertywności) inne rozwiązania i przedstaw szefowi do zaopiniowania

Zbyt długie narady – prowadzący §  poinformuj potencjalnych uczestników o terminie, miejscu i punktach spotkania

§  zaplanuj porządek zebrania i czas jego trwania

§  rozpocznij naradę punktualnie

§  trzymaj się zaplanowanych punktów

§  kieruj zebraniem: przerywaj długie wypowiedzi, czy kłótnie, pozwól każdemu na krótką wypowiedź

§  sprowadzaj dyskusję na właściwe tory

§  podsumowuj postępy w dyskusji

§  upewnij się że wszyscy zrozumieli co ustalono

§  zakończ zebranie o wyznaczonym czasie

§  roześlij po zebraniu ustalenia do wszystkich  uczestników

Zbyt długie rozmowy telefoniczne –
z
„cudzej” inicjatywy
§  jeśli masz sekretarkę, niech ona odbiera telefony i łączy tylko te najważniejsze

§  postaraj się o telefon z wyświetlaczem numerów, abyś mógł zdecydować które telefony odebrać

§  wykorzystuj automatyczną sekretarkę/pocztę głosową

§  naucz się mówić Nie, bądź asertywny, np. Teraz nie mam czasu na rozmowę. Chcę się zająć sprawą, która jest dla mnie ważna.

§  sygnalizuj gadułom na początku, jaki czas pozwalasz im zająć: Mam dla Ciebie 5 minut. Możemy pogadać do 17-tej

§  aby skrócić niechcianą odpowiadaj monosylabami

§  nie zadawaj pytań otwartych

§  w ostateczności zawsze możesz powiedzieć, że ktoś właśnie wszedł, lub że masz spotkanie itp. – rozmówca cię nie widzi

§  lub wyłącz telefon

Brak informacji zwrotnych §  sprecyzuj, jakiego rodzaju informacje zwrotne chcesz uzyskać

§  zidentyfikuj osobę, od której takie informacje możesz otrzymać

§  wybierz odpowiedni czas spotkanie i umów się

§  wyjaśnij (w zgodzie z zasadami asertywności) dlaczego oczekujesz informacji zwrotnych

§  wspólnie ustalcie w jaki sposób oczekiwane informacje zwrotne będziesz otrzymywał

Mylenie działań
z wynikami
§  zdefiniuj konkretny cel

§  następnie zastanów się, w jaki sposób będziesz mierzył

§  określ wyniki, jakie zamierzasz i w jakim czasie

§  oceń, czy jesteś w stanie ten cel zrealizować

§  mając skwantyfikowany cel (zgodnie z zasadą SMART) określ działania, jakie podejmiesz, aby osiągnąć swój cel

 

W następnym wpisie podpowiem Wam, jak radzić sobie z złodziejami czasu wynikającymi z naszych błędów własnych.

 

Więcej na ten temat w książce: Beata Kozyra, Zarządzanie sobą. Zrozum siebie i zrealizuj marzenia 

 

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz używać poniższych tagów HTML:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>