Kto nie wie do jakiego portu chce przybyć, dla tego żaden wiatr nie będzie dobry.
Seneka

 

W poprzednich wpisach próbowałam wykazać różnicę między skutecznością i efektownością. Dzisiaj chciałabym Wam przedstawić kilka podpowiedzi, jak być efektywnym, co zazwyczaj przysparza nam najwięcej problemów. Ktoś może zadać pytanie: Dlaczego efektywność jest tak ważna? Otóż dlatego, że możesz zrobić więcej w krótszym czasie, co często oznacza, że możesz zarabiać więcej w tym samym czasie. A przede wszystkim dlatego, że możesz mieć więcej czasu. Więcej czasu na to, aby stawać się codziennie lepszym, aby osiągać sukcesy zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, aby realizować swoje marzenia. To chyba wystarczające argumenty, aby przeczytać poniższą listę wskazówek, które pomogą Tobie być bardziej efektywnym:

1. Nastawienie na cel – możesz dryfować przez życie bez określonego celu, jak okręt po ocenianie i być może dotrzesz do jakiegoś portu, ale może też na bezludną wyspę. Czy nie lepiej jest dotrzeć do miejsca w którym pragnie się być. Tylko określenie tego miejsca i oznaczenie go na mapie (GPS) umożliwi Ci jego osiągnięcie. To miejsce, to Twój cel. Nie można być ani skutecznym, ani efektywnym bez wyznaczania sobie celów. Warto zrobić to korzystając z powszechnie znanej metody SMART(Plany: Weź życie w swoje ręce – planowanie).

2. Opracowanie planu – planowanie to proces określania celów w czasie i wybierania środków do ich osiągnięcia, który pozwala lepiej wykorzystać czas. Plan zdecydowanie ułatwia osiąganie celów, między innymi poprzez rozpisanie ich w odpowiedniej kolejności, alokację niezbędnych zasobów oraz stały monitoring realizacji celów.

3. Posiadanie odpowiednich do wykonywanego zadania kompetencji i umiejętności merytorycznych i technicznych – jeśli nie umiesz gotować to zamiast spędzić cały dzień na próbach tworzenia misternych dań na przyjęcie dla przyjaciół, które mogą skończyć się fiaskiem zamów catering, a „wolny” czas, który udało Ci się „odzyskać” wykorzystaj na inne ważne zadania lub relaks.

4. Skupienie się na rzeczach najważniejszych zgodnie z zasadą Pareto 20/80 – efektywność to umiejętność rozpoznania i zaniechania robienia czegoś, co jest zbędne i/lub ktoś może zrobić to lepiej. Pamiętaj, że zazwyczaj 20% Twoich działań przynosi najwięcej (80%) rezultatów.

5. Delegowanie zadań – masz do „obdzwonienia” kilkunastu klientów i napisanie miesięcznego raportu – poproś koleżankę, która lubi rozmawiać przez telefon, aby skontaktowała się z Twoimi klientami. W zamian Ty zrobisz to samo za nią następnym razem.

6. Umiejętności podejmowania decyzji – nie podejmuj zbyt pochopnych, nieprzemyślanych decyzji. Stracisz zbyt dużo czasu na usuwanie ich ewentualnych negatywnych konsekwencji. Ale też nie odwlekaj podjęcia decyzji zbyt długo. Brak decyzji lub zbyt późno podjęta decyzja również może przysporzyć wielu problemów.

7. Umiejętność przyznawania się do błędów i porażek – im szybciej, w sytuacji niepowodzenia, spojrzymy prawdziwe oczy i przyznamy się do błędu oraz naprawimy go lub wycofamy się z projektu, który odniósł porażkę, tym prędzej wrócimy na ścieżkę efektywności. Szkoda czasu na tkwienie w czymś, co nie przynosi oczekiwanych rezultatów.

8. Postawa – możesz stosować się do powyższych rad, ale jeśli nie zmienisz swojej postawy na proaktywną, zamiast działać, będziesz stale czekać na … lepsze czasy, bardziej odpowiednią chwilę, pomoc innych … . Bycie proaktywnym oznacza przyjmowanie czynnej postawy w stosunku do pojawiających się w naszym życiu problemów i wyzwań. To stawianie czoła przeciwnościom losu dzięki jasnej wizji swojego życia, dostrzegania swoich potrzeb, swoich możliwości i dążenie do ich optymalnego wykorzystania w celu osiągnięcia jak najlepszych rezultatów.

9. Decyzja – świadome postanowienie podjęcia zaplanowanych wcześniej działań jest dla Twojego umysłu zielonym światłem, nastawia Twój mózg i ciało na działanie.

10. Działanie – działanie to świadome zrobienie pierwszego i kolejnego kroku z Twojego planu. Nic nie zastąpi procesu działania. Samo spisanie celów jest jedynie wstępem. Nic w naszym życiu nie wydarzy się samo. Nawet spisany plan nie ma mocy sprawczej. Ty ją masz. Więc zacznij działać i wykonaj pierwsze zadania z Twojego planu.

11. Koncentracja – jeśli już określiłeś swój cel i przybrałeś odpowiednią postawę to teraz powinieneś się na tym celu maksymalnie skoncentrować. Bądź świadom, że wiele rzeczy będzie Ciebie rozpraszać i „odciągać” od wytyczonej ścieżki. Jednak, aby być skutecznym i efektywnym musisz skupić się tylko na tych działaniach, które przybliżają Ciebie do wyznaczonego celu. Jeśli zaczniesz się „rozdrabniać” i jednocześnie realizować wiele może ciekawych, ale nieistotnych dla celu zadań, Twoje szanse na bycie efektywnym spadną prawie do zera.

12. Dyscyplina – warunkiem koniecznym w byciu skutecznym i efektywnym jest narzucenie sobie rygoru i trzymanie się w ryzach ustaleń Twojego planu.

13. Konsekwencja i determinacja – aby być efektywnym i skutecznym ważne również jest konsekwentne trwanie we wcześniej podjętych postanowieniach, bez względu na pojawiające się przeszkody, czy spadek motywacji.

 

Niektóre fragmenty tekstu pochodzą z książki: Beata Kozyra, Zarządzanie sobą. Zrozum siebie i zrealizuj marzenia. MT Biznes

 

Jeśli pragniesz poprawić swoją skuteczność i efektywność, zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym zapraszam na sesje coachingowe: beata.kozyra@codziennielepsi.com;

Odpowiedz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz używać poniższych tagów HTML:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>